menu

Uw privacy

Uw privacy nemen wij serieus

Wij vinden uw privacy belangrijk bij iKot.be. We gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend om uw account te registreren, te beheren, contact mogelijk te maken tussen gebruikers die een kot aanbieden en gebruikers die een kot zoeken, en om betalingen te verwerken. Daarnaast hechten we veel waarde aan het goed opslaan en beschermen van uw persoonsgegevens. In onderstaande verklaring leggen we u uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, met welk doel we dit doen en (indien van toepassing) met wie we deze gegevens delen.

Onze diensten

iKot.be biedt een platform aan waar potentiële huurders in contact kunnen komen met kotbazen, studio’s en appartementen. Deze privacyverklaring is van toepassing op deze diensten en het hieraan gerelateerde platform (de website iKot.be).

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

We hebben bepaalde persoonsgegevens nodig om u de best mogelijke ervaring te kunnen bieden en om u te informeren over onze producten en diensten.

De meeste van deze persoonsgegevens vult u direct zelf in bij het aanmaken van een account op iKot.be. Daarnaast ontvangen we sommige persoonsgegevens indirect, bijvoorbeeld van de browser waarmee u surft. Met deze persoonsgegevens kunnen we onze producten personaliseren en uw een volledige dienst aanbieden.

  1. Voornaam
  2. E-mailadres
  3. Telefoonnummer (uitsluitend indien u een kotadvertentie plaatst)
  4. Gebruikersnaam
  5. IP-adres van het laatste login moment & van een transactie (indien u een betaling verricht)
  6. Transactiegegevens
  7. Postcode en huisnummer (uitsluitend indien u een kotadvertentie plaatst)
  8. Berichten van mensen die een kot zoeken naar kotbazen kunnen ook persoonsgegevens bevatten.

Met welk doel verzamelen we uw persoonsgegevens?

  1. Voornaam. We gebruiken uw voornaam om u persoonlijk aan te kunnen spreken in e-mails en andere uitingen.
  2. E-mailadres. Dit gegeven is nodig voor het gebruiken van de diensten op iKot.be: voor inloggen, service berichtgeving (zoals kot notificaties, notificaties van nieuwe berichten, etc. Indien u toestemming heeft gegeven, kunnen we uw voornaam ook gebruiken in commerciële mailings)
  3. Telefoonnummer. Dit wordt alleen uitgevraagd bij het plaatsen van een kotadvertentie om de bereikbaarheid van de kotbaas te vergroten voor potentiële huurders. Dit telefoonnummer wordt weergegeven indien er een spotlight voor het betreffende kot is gekocht, of indien een gebruiker een reactie heeft geplaatst op het betreffende zoekertje via het reactieformulier op de website.
  4. Gebruikersnaam. iKot.be hanteert naast het e-mailadres ook een gebruikersnaam die zelf ingegeven kan worden. Veel gebruikers verkiezen een gebruikersnaam boven inloggen met een e-mailadres. U kunt op iKot.be zowel met uw gebruikersnaam als met uw e-mailadres inloggen. De gebruikersnaam is niet per definitie een persoonsgegeven, maar wel op het moment dat iemand herkenbaar zijn/haar voor en achternaam combineert in de gebruikersnaam.
  5. IP adres. iKot.be slaat uitsluitend van elke laatste sessie per gebruiker het IP adres op in de gebruikersdatabase. Daarnaast wordt doorlopend het binnenkomend verkeer gelogd door de webserver. In deze logs staan ook IP adressen en gegevens over uw browser. Deze gegevens gebruiken we uitsluitend om fraude en misbruik op te kunnen sporen en te kunnen tegengaan. Daarnaast wordt het IP adres opgeslagen als aanvullend bewijs dat iemand vanuit een bepaald land komt. Dit is nodig om Mini One Stop Shop regeling te kunnen toepassen in het geval u een betaling doet. De Mini One Stop Shop regeling (MOSS) is een door de EU opgelegde regeling die ons vraagt om onze Europese klanten BTW aan te rekenen die in zijn/haar land van toepassing is.
  6. Transactiegegevens. iKot.be maakt gebruik van Pay.nl voor het verwerken van betalingen. Er wordt een aantal persoonsgegevens verwerkt. Zie voor meer informatie “met wie delen we uw persoonsgegevens”.
  7. Straat, postcode en huisnummer. iKot.be gebruikt straatnaam, postcode en huisnummer voor het bepalen van de locatie van een kot, tevens om de afstand tot bijvoorbeeld een universiteit te berekenen en ook om de koten op kaarten te kunnen weergeven.
  8. Berichten van mensen die een kot zoeken naar kotbazen kunnen ook persoonsgegevens bevatten. iKot.be slaat berichten (van iemand die een kot zoekt, gericht aan een kotbaas) op, mits ze via het formulier op de website verstuurd zijn. Deze gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden maar alleen bewaard om geraadpleegd te worden bij eventuele geschillen en om fraude te kunnen opsporen. Daarnaast bewaren we deze gegevens om onze gebruikers blijvend inzage te geven in welke berichten zij verstuurd hebben, en op welke zoekertjes ze gegeageerd hebben. Op het moment dat iemand zijn/haar account verwijdert, worden ook deze berichten uit de database gewist.

Met wie delen we uw persoonsgegevens en hebben we een verwerkersovereenkomst?

Uw gegevens staan beveiligd opgeslagen op een webserver van Digital Ocean (datacentrum in Amsterdam).

  1. Voornaam. Dit gegeven wordt verwerkt in e-mails die we versturen via onze mailserver bij Amazon SES (datacentrum in Ierland (eu-west-1)). Indien u een reactie verstuurt via het reactieformulier, dan delen we uw voornaam met de plaatser van de kotadvertentie.
  2. E-mailadres. Dit gegeven wordt verwerkt in e-mails die we versturen via Amazon SES. Indien u een reactie verstuurt via het reactieformulier, dan delen we uw e-mailadres met de plaatser van de kotadvertentie. Uw e-mailadres delen we tevens met ons administratieprogramma Acumulus indien u een betaling doet op ons platform. Uw e-mailadres wordt in versleutelde vorm gedeeld met de dienst Gravatar om een persoonlijke avatar afbeelding op te halen indien u zo'n afbeelding hebt ingesteld bij deze dienst. Indien u geen afbeelding hebt ingesteld, dan geeft gravatar automatisch een random gegenereerd plaatje terug op basis van uw versleutelde e-mailadres.
  3. Telefoonnummer. Dit gegeven dat is gekoppeld aan een kotadvertentie en wordt niet gedeeld met andere instanties.
  4. Gebruikersnaam. Dit gegeven wordt uitsluitend gedeeld met ons administratieprogramma Acumulus indien u een betaling doet op ons platform.
  5. IP-adres van het laatste login moment & van een transactie. Dit gegeven wordt niet gedeeld met andere instanties.
  6. Transactiegegevens. Als u op iKot.be een betaling verricht, loopt deze betaling via Pay.nl en/of Paypal (indien u kiest voor deze laatste methode loopt uw betaling zowel via Pay.nl als Paypal). Tijdens de betaling worden alle gegevens die u in het betaalformulier invult (bijvoorbeeld uw rekening- of creditcard nummer, uw volledige naam, uw e-mailadres) verwerkt door Pay.nl en bij deze instantie (veelal deels geanominiseerd) opgeslagen. iKot.be slaat deze gegevens niet zelf op. We slaan wel een transactie ID, betaalmethode, het soort eenheden dat u koopt op onze website, het bedrag en de eventuele start- en einddatum van een betaling op. De transactiegegevens worden ook gedeeld met ons administratieprogramma Acumulus, maar deze gedeelde transactiegegevens bevatten geen persoonsgegevens.
  7. Straat, postcode en huisnummer in het geval u kotadvertentie plaatst op iKot.be. Deze data wordt soms gedeeld met andere websites middels een publieke feed die iKot.be aanbiedt. Deze feed bevat naast een straatnaam geen persoonsgegevens, tenzij u in de beschrijvende tekst bij uw kot herleidbare persoonsgegevens vermeld. Uw huisnummer wordt niet gedeeld in deze feed. Indien u niet wilt dat deze informatie eventueel met derde partijen wordt gedeeld, dan kunt u dat kenbaar maken via ons webformulier en sluiten we uw advertentie(s) uit.
  8. Berichten van mensen die een kot zoeken naar kotbazen kunnen ook persoonsgegevens bevatten. Deze gegevens worden niet gedeeld met andere partijen.

Cookies en soortgelijke technologie

Bij gebruik van onze online diensten wordt informatie opgeslagen in cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst om informatie te loggen, instellingen te onthouden en informatie over bezoekersgedrag te verzamelen en te analyseren. Sommige cookies worden gebruikt om het bezoekersgedrag op de website te evalueren en statistische rapporten over online-activiteiten op te stellen door een derde partij (Google Analytics). We registreren uw interactie met onze online platforms om onze content en diensten te kunnen verbeteren. iKot.be maakt gebruik van twee categorieën cookies: functionele cookies en analytische cookies:

  1. Functionele cookies
    • autologin (informatie die het mogelijk maakt om ingelogd te blijven op de website, ook na het sluiten van het browservenster)
    • ci_session (informatie die het mogelijk maakt om ingelogd te blijven op de website zonder dat u op elke pagina opnieuw hoeft in te loggen).
    • language (uw gekozen taalinstelling)
    • cookieconsent_status (uw akkoord op onze cookies)
    • __cfduid (informatie van Cloudflare, een content delivery network dat we gebruiken om een script in te laden dat het mogelijk maakt u een ‘cookie’ mededeling te kunnen tonen).
  2. Analytische cookies
    • _ga (geplaatst door Google Analytics)
    • _gid (geplaatst door Google Analytics)
    • _gat (geplaatst door Google Analytics)

Indien u voor 25 mei 2018 op onze website iKot.be bent geweest, is het mogelijk dat u op uw computer andere cookies aantreft bij het terugkeren naar onze website. Deze andere cookies worden met ingang van 25 mei 2018 niet langer door ons of derden geplaatst. We kunnen deze cookies helaas niet op afstand van uw computer verwijderen. U kunt deze cookies veilig zelf verwijderen zonder dat de functionaliteit van de website iKot.be aangetast wordt.

Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt en bewaard?

Voor hosting en onderhoud worden uw persoonsgegevens opgeslagen in Nederland. Uw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk verwerkt door ons personeel. We delen ook bepaalde persoonsgegevens met onze e-mail provider Amazon SES, in het datacenter zone eu-west-1 (Ierland). Indien u betaling heeft verricht op onze website, dan staat een deel van uw persoonsgegevens opgeslagen in ons administratieprogramma in een datacentrum in de Nederland.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend zo lang deze nodig zijn voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt. Lees meer over hoe met uw gegevens omgaan na het verwijderen van uw account bij het kopje Recht om vergeten te worden.

Toegang tot en beheer van uw persoonsgegevens

Via uw Mijn account omgeving kunt u uw persoonsgegevens rechtstreeks inzien en bewerken.

Zo kunt u ten allen tijde uw e-mailadres, uw wachtwoord, uw notificatie voorkeuren inzien en aanpassen.

Als u bepaalde persoonsgegevens niet zelf kunt inzien, aanpassen of verwijderen, of als uw een kopie van uw persoonsgegevens wilt, of als u een verzoek voor de beperking van verwerkingen wilt indienen, dan kunt u contact opnemen met onze helpdesk via ons webformulier. We reageren zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen 14 dagen na ontvangst van dergelijke verzoeken.

Wettelijke grondslag voor gegevensverwerking

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend wanneer wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben. De volgende grondslagen zijn van toepassing:

  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van uw overeenkomst;
  • De verwerking is noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen, zoals de bewaarplicht voor administratieve (betaal)gegevens of om bepaalde informatie na een politiebevel te delen voor strafrechtelijk onderzoek;
  • Wanneer u ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven voor een verwerking.

Wanneer de bewerking berust op toestemming, hebt u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. In dat geval zullen we de betreffende verwerking van uw gegevens beëindigen.

Recht om vergeten te worden

U kunt te allen tijden uw account beëindigen en daarmee uw persoonsgegevens wissen uit onze database. U verwijdert uw account door in te loggen in iKot.be en te gaan naar Mijn Account > Instellingen. U vindt daar een optie om uw account te beëindigen. Bent u uw inloggegevens kwijt en wilt u uw account verwijderen, gebruikt u dan de Wachtwoord vergeten optie in het inlogformulier om toegang tot uw account te verkrijgen, en vervolgens uw account te beëindigen via de Mijn Account omgeving, of neem contact met ons op via het webformulier. Het deel van uw persoonsgegevens dat we delen met ons administratieprogramma (zie "Met wie delen we uw persoonsgegevens en hebben we een verwerkersovereenkomst?") blijven maximaal 7 jaar bewaard om belastingtechnische vereisten die aan een boekhouding gesteld worden.

Naast het recht om vergeten te worden hebt u als gebruiker van iKot.be nog 6 andere rechten:
  1. Het recht op dataportabiliteit, dit is het recht om uw persoonsgegevens aan andere instanties over te dragen
  2. Recht op inzage, dit is het recht op inzage op uw eigen persoonsgegevens die wij van u verwerken
  3. Recht op rectificatie en aanvulling, dit is het recht om uw persoonsgegevens aan te laten passen
  4. Het recht op beperking van de verwerking, dit is het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken.
  5. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering, het recht op een menselijke blik bij het nemen van besluiten over uw data
  6. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Vragen en klachten

Indien u vragen hebt over de wijze waarop we uw persoonsgegevens gebruiken, kunt u contact opnemen met ons via ons webformulier.